イベント・展示会・催事の搬入・会場設営・撤収をラクにする方法 2023.04.14

展示会や催事などイベントを行う際、開催に向けての準備は大事ですが、中でも注意を要するのは、イベント直前の搬入・会場設営と、終了後の撤収・搬出などの作業です。「搬入し忘れた！」というミスがあれば、開催前に混乱してしまいます。また、終了後の撤収・搬出も時間厳守で速やかに済ませる必要があります。

イベントの搬入・会場設営、撤収・搬出をスムーズに進めるためのポイントと、作業が格段にラクになる方法をご紹介します。イベント前後の労力を軽くし、本番に力を発揮するための参考にしてください。

イベントの搬入・会場設営、撤収・搬出のポイント

イベント直前の会場設営・搬入、終了後の撤収・搬出について押さえておきたいポイントをまとめました。イベント間際に慌てることがないよう、早めにチェックしておきましょう。

搬入するものをリストアップ

什器、機材、展示品、商材、備品など、搬入するものをリストにします。荷物のサイズや個数を明確にすれば、搬入手段を検討しやすくなります。
[さらに！]
・忘れがちなのが、油性マジック、ガムテープ、カッターなどの文房具類。設営時やイベント中も使うことは多いので、一式まとめてすぐ出せるようにしておくと便利です。

搬入・搬出手段を決める

車を借りる、宅配便、軽トラック手配など、搬入・搬出手段を決めます。
[さらに！]
・運送会社など業者に依頼するときは、早めに問い合わせた方が安心。日程や荷物の内容などで業者探しが難航する場合もありますから、余裕をもって動きましょう。
・車を借りる場合、ドライバーの確保も必要です。会場までの交通事情も調べておきます。

イベント直前の準備や終了後の流れを確認

イベント会場のレイアウトが決まれば、搬入・設営、撤去・搬出の流れを確認し、不安要素を消しておきます。
[さらに！]
・什器の組み立て、展示物や商材の陳列、機材の移動、終了後の撤去などは重労働です。人手が足りるかどうか検討しましょう。
・照明・音響・映像などの機材を使うときは当日早めに設置し、必ず事前にテストします。

イベント直前の準備、終了後の作業が格段にラクになる！

ある程度の量の商材・機材がある場合、設営・設置・撤収を手伝ってくれたり、倉庫で荷物を預かってもらえたりする、運送会社のサービスを利用すると、イベント直前の準備や終了後の作業が格段にラクになります。

大阪の運送会社、共立トランスポートでは、イベント品の単なる輸送だけでなく、積み込み・搬入、設営・セッティングの他、終了時の撤収・搬出など一括で対応しています。

車を借りて、荷物をセットして搬入し、設営設置するなど、あらゆる作業を運営スタッフだけで担うのはかなり大変。依頼すれば、負担が大幅に軽減され、イベント本来の活動に力を注げます。

電話1本で会場に届く！便利な「倉庫保管＋輸送サービス」

共立トランスポートの「倉庫保管＋輸送サービス」を使えば、さらに負担軽減。倉庫に保管した機材・商材などを、スケジュールに応じて、会場に直接輸送します。いちいち取りに行く必要はありません。イベント期間中に何度も輸送できますし、終了後に撤収したものを倉庫に保管することも可能です。

共立トランスポートのイベント輸送の事例

【事例：カードゲームのイベント】
・荷物はカードゲームのイベント品。パレット単位での倉庫保管と配送を行いました。（利用車両は４t大型トラック）
・コロナ禍による想定外のイベント延期にも長期保管に変更することで対処できました。
・イベント準備のサポート、産業廃棄物の処理も含めて対応しました。

【事例：作家さんの百貨店の催事】
・百貨店のブースでの展示会に、作品や書籍を配送しました。
・重い書籍の搬入・陳列、終了後の搬出もお手伝いしました。

共立トランスポートでは、イベント品の単なる配送だけでなく、什器の設置、設営、保管についてもトータルで対応します。展示会や催事などイベントを行うことが決まりましたら、ぜひお問い合わせください。

お問い合わせはこちらから

イベント配送のコツは、早めに依頼すること

イベント開催の日時と会場が確定し、運送会社に依頼することに決まったら、できるだけ早く問い合わせすることをおすすめします。

イベントでは、大量の荷物や重い機材を配送することが多いのですが、そんなときは荷卸し用昇降装置付きのトラックを使えば、荷物の積み下ろしがはかどります。人気のトラックなので、早めに予約しておくと安心です。また、特殊な事情があっても、早めに相談しておくことで多くは解決できます。

イベントの輸送・倉庫保管などの、問い合わせや見積り依頼に必要なこと

共立トランスポートでは、イベント品の配送だけでなく、設営・撤収のお手伝い、倉庫保管なども行います。大掛かりなイベントの場合、助手を手配することも可能です。

問い合わせ窓口はベテラン社員が対応しており、配送や倉庫保管についてお客様のご希望をうかがい、効率とコスパのいいプランを提案します。特殊な荷物や困りごとなども気軽にご相談ください。

より良いプランを提案するには、状況の把握が大事です。ご相談やお問い合わせ、見積り依頼の際は、次のことをお伝えください。

お問い合わせ・見積り依頼に必要なこと

１　集荷地と配送先
集荷地と配送先（イベント会場など）は料金の基本となります。
「どこで荷物を載せるか」、「会場はどこか」は正確に伝えましょう。

２　搬入・搬出日時
イベント品の搬入日時、撤収・搬出日時を教えてください。

３　荷物の内容・サイズ・個数
□ 品名（運ぶものは何か具体的に）
□ 個数（箱の数、パレット枚数など）
□ サイズ（縦×横×奥行き）
□ 重量（わかる範囲で大丈夫です）

4　倉庫保管のご希望
倉庫保管をご希望の場合は、保管する荷物の内容、保管期間などもお尋ねします。

5　ご要望・注意点など
「設置・設営を手伝ってほしい」「一定の温度を保って輸送して」などご要望や注意点があればお聞かせください。

◎お電話またはお問い合わせフォームから受け付けています！
お問い合わせフォーム
お電話　050-3531-3206　　[5～23時 365日対応中！　無料見積り・すぐ回答！]

共立トランスポートは、軽貨物から10t車まで対応する大阪の運送会社です。
月間1000件以上の実績があり、様々なご要望に柔軟にお応えします。
大阪の運送会社 共立トランスポート